Ein Dienstleister im Bereich der persönlichen Dienstleistungen erhält seinen ersten vorfinanzierten CESU-Scheck. Um ihn einzulösen, verlangt das CESU-Rückerstattungszentrum einen NAN-Code. Diese nationale Mitgliedsnummer bestimmt den gesamten Rückerstattungsprozess, und dennoch ist ihre Lokalisierung regelmäßig problematisch, insbesondere seit den jüngsten Entwicklungen im digitalen Verfahren.
NAN-Code Cesu: Format und konkrete Rolle bei der Rückerstattung
Der NAN-Code ist eine nationale Mitgliedsnummer, die vom CRCESU jedem angeschlossenen Dienstleister zugewiesen wird. Er liegt in Form eines einzigartigen Codes vor, der aus Zahlen besteht, in der Regel sieben, gefolgt von einem Sternchen und einer Prüfziffer (Beispiel: 0012345*1).
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Dieser Code dient einem bestimmten Zweck: den Dienstleister im Rückerstattungssystem der vorfinanzierten CESU zu identifizieren. Ohne diese Nummer kann man weder einen Dienstleistungsscheck einlösen noch den entsprechenden Betrag überwiesen bekommen. Der Arbeitgeber, der einen Haushaltangestellten auf einer Plattform wie Edenred+ hinzufügen möchte, muss ebenfalls diesen Code angeben, um die Verbindung zum Dienstleister zu validieren.
Manchmal wird der NAN-Code mit der deklarativen Cesu-Nummer (der des sozialen Teils) verwechselt. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Systeme. Der NAN betrifft ausschließlich den Kreislauf der vorfinanzierten Titel und deren Rückerstattung über das CRCESU. Wenn man wo man den NAN-Code Cesu finden kann sucht, hängt die Antwort vom Zeitpunkt der Mitgliedschaft und dem verwendeten Kanal ab.
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Online-Bereich des CRCESU: die einzige zuverlässige Quelle heute
Der Papierbrief, der nach der Mitgliedschaft versendet wurde, enthielt früher den NAN-Code. Diese Praxis existiert noch, aber der NAN-Code ist jetzt hauptsächlich im Online-Bereich des Dienstleisters auf der Website des CRCESU einsehbar.
Zugriff auf den NAN-Code über das eigene Konto
Die Vorgehensweise ist einfach. Man meldet sich auf espacepersonnel.cr-cesu.fr an und sucht im Bereich “Mein Profil” oder “Meine Rückerstattungsdaten”. Der NAN-Code wird dort klar angezeigt.
Für einen Dienstleister, der noch nie seinen Online-Bereich erstellt hat, muss zunächst ein Konto angelegt werden. Das CRCESU verlangt Identitätsinformationen und eine IBAN, um die Zuordnung zu validieren. Sobald das Konto aktiv ist, ist der NAN sofort zugänglich.
Vergessener oder verlorener NAN-Code
Das CRCESU hat seine Kommunikationspolitik bezüglich des NAN-Codes verschärft. Der Code wird aus Sicherheitsgründen nicht mehr telefonisch mitgeteilt. Das Standardverfahren erfolgt über die Rücksetzung des Online-Zugangs (Bereich “Passwort vergessen” oder “Mein Konto erstellen”), gefolgt von der direkten Einsichtnahme des NAN im Konto.
Wenn der Online-Zugang weiterhin blockiert ist, bleibt die schriftliche Anfrage. Man sendet ein Formular oder einen Brief an das CRCESU mit Identitätsnachweisen und einer IBAN. Die Rückmeldungen variieren hinsichtlich der Bearbeitungszeit dieser Anfrage, aber der Online-Kanal bleibt deutlich schneller.
Was die Emittenten von vorfinanzierten CESU seit 2023 geändert haben
Ein Punkt, der viele Dienstleister überrascht: Einige Emittenten von CESU-Titeln haben ihre Abrechnungen geändert. Seit 2023 erscheint der NAN-Code nicht mehr auf den per E-Mail versandten Abrechnungen bei mehreren Emittenten, um das Betrugsrisiko zu minimieren.
Konkret erwähnt die E-Mail oder das PDF der Überweisung nur noch den Namen des Dienstleisters und den erstatteten Betrag. Der NAN ist nur im gesicherten Konto des CRCESU sichtbar. Wenn man auf eine alte Abrechnung angewiesen war, um seinen Code zu finden, funktioniert dieser Ansatz nicht mehr systematisch.
Diese Entwicklung hat praktische Konsequenzen für die Arbeitgeber im Haushalt. Wenn ein Angestellter seinen NAN-Code nicht findet und der Arbeitgeber ihn auf einer Verwaltungsplattform angeben muss, bleibt die einzige Lösung, den Dienstleister zu bitten, sich in seinen CRCESU-Bereich einzuloggen.
Strukturen und juristische Personen: ein anderer NAN-Kreislauf
Vereine, Dienstleistungsunternehmen und andere juristische Personen, die beim CRCESU angeschlossen sind, folgen nicht genau dem gleichen Verfahren wie eine Privatperson.
- Die Mitgliedschaft erfolgt über ein spezielles Formular auf der Website des CRCESU im Bereich “Juristische Person”, mit spezifischen Nachweisdokumenten (Kbis-Auszug oder Empfangsbestätigung, berufliche IBAN).
- Der NAN-Code, der einer Struktur zugewiesen wird, ist an die juristische Einheit gebunden, nicht an eine natürliche Person. Ein Wechsel des Geschäftsführers ändert den NAN nicht.
- Der Zugriff auf den Code erfolgt im Online-Bereich, der für juristische Personen vorgesehen ist, mit anderen Anmeldedaten als die von Privatpersonen.
Für ein Reinigungsunternehmen oder einen Verein zur Unterstützung von Personen ist es schwierig, den Zugang zum CRCESU-Konto zu verlieren, da dies alle Rückerstattungen der vorfinanzierten CESU-Titel blockiert. Es ist ratsam, die Anmeldedaten an einem sicheren Ort aufzubewahren und einen Verwaltungsverantwortlichen zu benennen, der dieses Konto verwaltet.
Überprüfung des NAN-Codes vor der Hinzufügung eines Dienstleisters
Wenn ein Arbeitgeber einen Dienstleister auf einer Verwaltungsplattform für CESU hinzufügen möchte, ist das erste zu überprüfende Element die Gültigkeit des übermittelten NAN-Codes. Ein gültiger NAN-Code bedeutet, dass der Dienstleister bereits beim CRCESU angemeldet ist und keine erneute Mitgliedschaftsprozedur erforderlich ist.
- Den Dienstleister bitten, seinen NAN-Code so bereitzustellen, wie er in seinem CRCESU-Bereich erscheint (mit der Prüfziffer nach dem Sternchen).
- Überprüfen, ob das Format dem Standard entspricht (Zahlen, gefolgt von einem Sternchen und einer Prüfziffer).
- Wenn der Dienstleister keinen NAN-Code hat, ist er noch nicht angemeldet. Er muss sich auf der Website des CRCESU registrieren, bevor er hinzugefügt werden kann.
Ein unvollständiger oder falsch abgeschriebener NAN-Code (zum Beispiel ohne die Prüfziffer) führt systematisch zu einer Ablehnung auf den Verwaltungsplattformen. Die Überprüfung des genauen Formats vermeidet unnötige Hin- und Herfahrten zwischen dem Arbeitgeber, dem Haushaltangestellten und dem CRCESU.
Der NAN-Code bleibt über die Zeit stabil. Ein vor mehreren Jahren angemeldeter Dienstleister behält die gleiche Nummer, selbst nach einem Wechsel der Bank oder des Wohnsitzes. Nur die Aktualisierung der IBAN im CRCESU-Bereich ist notwendig, um weiterhin Rückerstattungen auf das richtige Konto zu erhalten.